E-Mail Verwaltung

[dako314]

Hallo zusammen,

ich habe momentan ein großes Problem mit meinen Mails

Täglich kommen bei mir ungefähr 40-50 Mails rein, von denen ca. 20% Aufgaben sind, 20% Informationen, dann noch Newsletter, Benachrichtigen von Foren usw.

Diese kommen in 5 verschiedenen E-Mail Konten rein und so langsam verliere ich echt den Überblick.

Hat jemand Ideen wie man sowas möglichst effizient lösen könnte?

Vielen Dank!

Mit freundlichen Grüßen
Dako314

[fivebytes]

Ich habe selber bisher nur davon gehört bzw. war mal bei der Softwareschmiede im Haus, für mich bzw. meine "Mailflut" reicht Outlook ;-) Aber kennst Du david von TobitSoftware? Diese Software ist wohl in Sachen Kommunikationsmanagement ziemlich weit vorn.

http://de.tobit.com/tapp/index/29343

[hofff]

Hallo,

also ich muss sagen, Outlook wie auch Apple Mail und auch Thunderbird stellen wahnsinnig viele Funktionen zur Verfügung. Beschäftige dich mal mit Filtern und intelligenten Postfächern. Damit greifst du dann nicht mehr auf ein Mailkonto zu, sondern auf ein bestimmten Ordner. Dann kannst du z.B. solche Sachen machen, wie alle Newsletter in einen bestimmten Ordner ...

Des weiteren solltest du Deine Mailadressen strikt trennen, z.B. privat und geschäftlich. Dann kann man noch soweit gehen, dass man Ordner macht, wo man unerledigte/erledigte Mails reinwirft.

Was vielleicht auch interessant ist, einzelne Mailkonten auf ein Ticketsystem auszulagern, z.B. Jira oder Active Collab ...

Das sind alles nur Ideen und es gibt noch jede Menge mehr ;-)

fg
nicky


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[zwergschwein]

Hallo miteinander,

ich kenne das, es gab Phasen da waren es teilweise auch bis zu 300 Mails pro Tag (Ticketsysteme, Notifications, Newsletter, normaler Verkehr etc.). Ich habe das für mich persönlich dann folgendermaßen organisiert:

Mail-Client gewechselt
Aktuell nutze ich Airmail unter Mac. Dort werden E-Mails, welche sich im Posteingang befinden, auch im gelesenem Zustand quasi als "neue Mail" angezeigt. Ich muss also in regelmäßigen Abständen alle Mails anfassen. Der Posteingang ist keine mittel- oder langfristige unübersichtliche Sammelstelle mehr.

(Intelligente) Postfächer und Ordner anlegen
E-Mails welche akutes Eingreifen benötigen werden in die Taskliste übernommen und entsprechend markiert (bleiben vorerst im Eingang). Mails von Ticketsystemen gehen in entsprechende Postfächer und werden gelöscht/bearbeitet, wenn ich an dem Projekt arbeite bzw. bei Mailsichtung ebenfalls kurz gesichtet. Mails von Ticketsystemen machen bei mir die meiste Flut aus, lassen sich aber zugleich am großzügigsten löschen. Oft muss man ja nur grob wissen, was passiert ist und dass etwas aktives Eingreifen benötigt.

Newsletter umgehend abbestellen
Zumindest bei mir ist das so, dass ich in regelmäßigen Intervallen manche Newsletter nicht mehr interessant finde. Die bestelle ich dann ab.

Feste E-Mailzeiten
Ich hab die Mails irgendwann so gut wie von meinem Smartphone verbannt. Das Icons für Mails liegt in einem Ordner auf dem dritten Screen (iPhone), falls ich doch mal ein paar Tage weg bin und es nicht anders geht. Früher hatte ich Push aktiviert bzw. oft schon im Bett beim Aufstehen gecheckt. Vergiftet nur die Seele und erzeugt Stress. Mails werden meistens morgens, mittags und abends gecheckt, dazwischen ist das Programm meist aus.

Notifications abbestellen
Hab ich fast alles deaktiviert. Twitter, Facebook und meine Projekttools surfe ich sowieso regelmäßg an. Alles andere geht in intelligente Postfächer.

Projekttools, Ticketsystme und Tasklisten nutzen
Hat noch weitere Vorteile als nur zentralisierte Kommunikation. Sehr einfach ist z.B. asana. Dazu kann man jeden einladen, verschiedene Projekte anlegen und es erschlägt einen nicht sofort mit 100 superwichtigen Features. Technisch versierte Leute werden zudem von mir dazu erzogen, ebenfalls solche Tools zu nutzen.