Kunden-, Datei- und Projektmanagement

[Matthias]

Hallo liebe Freunde von TL,

habe mich grad gefragt, wie andere Menschen - vorzugsweise Agenturen und Selbstständige - mit den Massen an Mails, Kunden, Projekten und Dateien umgehen.

Zum Beispiel: Ihr habt einen neuen Kunden und bekommt Material, erstellt Entwürfe und irgendwann ist ein Design fertig etc pp. Das will alles mit jedem Arbeitsstand fein säuberlich archiviert werden.

Wie bewältigt ihr den Datenkrempel? Nutzt ihr spezielle Ordnerstrukturen? Projektmanagementsysteme etc pp? Möchte gerne den Workflow dahingehend optimieren, dass alles schneller, einfacher und übersichtlicher zugänglich ist.

Und als Bonusfrage: wie sieht bei euch eine Sicherung der Daten aus (on- und offline-Dateien)? Fragen über Fragen. Freue mich auf viele Antworten. Vielleicht entsteht eine nette Konversation. Besten Dank.

Mit freundlichen Grüßen



Matthias

[Wichteldesign]

Ich habe für alle Kundenprojekte und Daten eine eigene Festplatte. Da ist einfach für jeden Kunden ein Ordner angelegt und dann für jedes Projekt wieder ein Unterordner. Das ergibt eine ganz gute Struktur.
Von der Platte wird täglich ein Backup auf eine weiter Platte gemacht.

Für Emails verwende ich Thunderbird. Hier habe ich für die größten oder ich sag mal wichtigsten Kunden Filter angelegt, die die Mails auf Ordner verteilen. Der Rest landet einfach so im Posteingang. Erweiterungen wie Emarks helfen zusätzlich Ordnung und Übersicht zu behalten.

Hatte mir auch mal verschiedene Projekt-Software angeschaut. Hat mich aber nix wirklich überzeugt.

Bin mal gespannt wie andere das machen. Wäre über gute Tipps natürlich auch dankbar.

Besten Gruß
Felix

[deerwood]

Hallo alle,

ich nutze eine ähnliche Ordnerstruktur wie Felix und habe auch ein tägliches Backup auf eine externe Festplatte laufen (Acronis). Aber vor allem nutze ich für die meisten Kunden-Dateien SVN, Repository auf einem externen Virtual-Server bei einem Provider (mit root Zugang per SSH).

SVN nutze ich auch für Projekte, an denen ich allein arbeite, weil ich dann die Versionierung/Branch/Tags-Features habe (wo habe ich denn diesen Fehler eingebaut usw). Ausserdem habe ich dann 2 weitere Backups: das externe Repository und das nächtliche Backup, das der Provider vom Virtual Server zieht.

Oft arbeite ich mit Designer-Kollegen zusammen, da ist das SVN dann noch nützlicher, weil man dann wirklich komfortabel im Team arbeiten kann, ohne sich gegenseitig Änderungen kaputt zu machen.

In das SVN packe ich so ziemlich alles zum Projekt, was auch nur entfernt nach "Source" riecht. Je nach Projekt meint "Source" durchaus auch Excel/Calc/Writer-Dokumente und Bilder (Photoshop von den Designern, Gimp von mir, aber auch kleingerechnete *.png/gif/jpg). Nicht jeden Design-Entwurf, aber z.B. Hintergrund-Bilder, Icons, Buttons usw.

Als SVN Clients nutze ich (unter Windows) gemischt TortoiseSVN und Eclipse, selten auch Kommandozeile (ich habe Cygwin bei mir installiert). Meine Designer-Kollegen unter Mac haben da auch einen netten Client, Name müsste ich erfragen.

Ansonsten schaue ich mir demnächst mal "git" an (das Source Code Control System, das ursprünglich von Linus Torvalds entwickelt wurde; mit einem "verteilten" Repository).

LG, Georg

[Wichteldesign]

Schade, dass das Thema hier so untergeht. Würde mich wirklich interessieren wie andere das so handhaben und welche kleinen Helferlein Ihr dafür einsetzt.

[Wichteldesign]

Ich hab gerade bei meiner Suche nach einem Tool zum Projekt-Management Streber PM gefunden.

Kennt das Jemand und welche Erfahrungen habt Ihr damit gemacht? Ich finde den Ansatz als Wiki sehr gut. Erleichtert die Dokumentation bestimmt.

Ein paar Meinungen wären toll.

Gruß Wichtel

[Tiggr]

Hiho!

Ich finde das Thema auch spannend. Ich hab blos noch nichts geschrieben, weil meine Lösung kein Gesamtkonzept hat! Leider! Ich organisiere kleine Workshops in einem kleinen Orgateam, trotzdem glaube ich, ganze skaliert auch für größere Anforderungen. Was fehlt ist die Verknüpfung einzelner Bereiche!

Für mich war wichtig, das es alles Weblösungen sind, weil

• Ich so von mehreren Rechnern aus immer einen konsistenten Stand habe.
• Keine Installation notwendig ist.
• Ich von Linux und Windoof aus arbeiten kann.
• Mitorgas auch über Firmenfirewalls hinweg zugreifen können.

Was ich nutze:

• Teilnehmerverwaltung und Serienmails/Newsletter: CiviCRM - da mache ich auch einen Abgleich zwischen TL und CiviCRM
• Dokumente: Owl (macht mich nicht glücklich, tut aber! Vielleicht wechsel ich auf Mollify)
• Office: Google Docs
• Interne Kommunikation: Eine ältere Version von Vanilla (vielleicht ersetze ich das mal irgendwann durch den Helpdesk.)
• Kalender: Zur Zeit keiner!
• OpenID: Die CiviCRM standalone braucht für's Login OpenID, da betreibe ich für: Community-ID

Auch angesehen, aber für nicht gut befunden haben ich:

• VTiger CRM
• ShugarCRM

Was noch fehlt ist eine schöne Lösung für die gemeinsame Mailbox, bisher laufen alle E-Mails über mich!

Zu den einzelnen Programmen sag ich gerne mehr, wenn Interesse besteht!

Tschüss
Marcus (aka Tiggr)

[Nils Riel]

Ich handhabe das auch über Ordner-Strukturen. Sicherungen mache ich alle 2 Wochen manuell auf eine DVD und "immer" über die Dropbox (wofür eine schnelle Inet-Leitung von Vorteil ist).
Ansonsten nutze ich Google Mail und versehe jeden Kunden/jedes Projekt mit einem eigenen Tag - so ist das alles wunderbar aufgeräumt.

[grambler]

Dateimanagement - Dropbox
CRM - Vtiger / Kopf
Projektmanagement - MS Project / Kopf
eMail / Kalender / Tasks - Outlook (ohne das Dingen wär ich ziemlich aufgeschmissen)
Office - MS Office

[schman]

ich machs über Ordnerstrukturen. Außerdem setzte ich Atrium ein.

Sicherungen ... wer braucht das schon Ne spaß täglich auf eine externe Platte